Waar wordt op gelet bij het indienen van een aanvraag?

Iedere aanvrager dient Atrium City Hall voorafgaand aan de offerte en daarna volledig en juist te informeren over de aard, inhoud, kwaliteit, doel en achtergrond van de te houden activiteit in het Atrium Den Haag en de betrokken personen en organisaties door het invullen van alle velden en het opsturen van het aanvraagformulier. Atrium City Hall beoordeelt in hoeverre de activiteit:

  • Inhoud, kwaliteit, planning en fysieke mogelijkheden binnen de programmering en het gebruik van het Atrium Den Haag past;
  • Of uw activiteit een brede, afwisselende en boeiende programmering van het Atrium Den Haag biedt;
  • Of uw activiteit een partijpolitiek, activistisch of sterk en/of een eenzijdig religieus karakter heeft. En hierdoor afgekeurd kan worden en
  • Of uw activiteit past binnen het beleid van Atrium City Hall en de gemeente Den Haag.

 

Vermeld in het online aanvraagformulier alle opgevraagde informatie. Aan de hand van deze informatie wordt bepaald of de activiteit geschikt is in het Atrium Den Haag. Atrium City Hall maakt daarbij onderscheid tussen openbare, besloten, culturele en niet- culturele activiteiten.

Wat gebeurt er nadat ik mijn aanvraag heb ingediend?

Na ontvangst en eventueel persoonlijk overleg met één van de vertegenwoordigers van Atrium City Hall over de te houden activiteit, wordt een offerte opgestuurd die dient als overeenkomst. Pas na ontvangst van deze ondertekende overeenkomst, is de optie voor de activiteit in de planner geplaatst. De tenaamstelling op de overeenkomst dient te allen tijde in de Kamer van Koophandel geregistreerd te staan. Zodra de overeenkomst ondertekend retour is ontvangen binnen 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld op de offerte, wordt de optie omgezet in een definitieve reservering. Voor aanvang van uw activiteit ontvangt u een factuur van Atrium City Hall voor de huurkosten voor het gebruik van het Atrium Den Haag, die altijd voorafgaand aan de activiteit voldaan moet worden. Na afloop van de activiteit wordt bekeken of een extra factuur moet worden verstuurd aan de hand van eventueel extra gemaakte (huur)kosten.

Hoe lang staan tentoonstellingen in het Atrium?

Tentoonstellingen kunnen geplaatst worden in het Atrium Den Haag voor een maximale duur van drie weken achtereen, inclusief op- en afbouwdagen. Voor de plaatsing van uw tentoonstelling houden wij rekening met de planning/opties van het Atrium Den Haag en de grootte van uw tentoonstelling. In overleg met Atrium City Hall worden de diverse mogelijkheden met u besproken.

Hoe richt ik mijn tentoonstelling in?

Stichting Atrium City Hall heeft geen tentoonstellingsmateriaal tot haar beschikking. Hierdoor kunt u uw tentoonstelling geheel naar eigen wijze inrichten, binnen de vastgestelde richtlijnen (download link naar PDF Technische Specificaties). Het is niet verplicht om te werken met een bepaalde tentoonstellingsbouwer(s). Elk bedrijf waarmee gewerkt gaat worden met betrekking tot de te houden activiteit in het Atrium Den Haag, moet zich wel bewust zijn van de technische voorwaarden van Team Evenementen van de gemeente Den Haag.

Waar kan ik een plattegrond vinden van het Atrium?

Een plattegrond van het Atrium Den Haag wordt alleen na goedkeuring van de aanvraag opgestuurd.

Wanneer kan ik mijn activiteit op- en afbouwen?

Het Stadhuis is een openbare ruimte en heeft reguliere openingstijden wanneer het voor publiek toegankelijk is. Deze reguliere openingstijden zijn:

  • Maandag: 7.00 – 20.30 uur
  • Dinsdag, woensdag en vrijdag: 7.00 – 19.00 uur
  • Donderdag: 7.00 – 21.30 uur
  • Zaterdag: 9.30 – 17.00 uur
  • Zondag en feestdagen: gesloten

 

De tijden om een activiteit te houden en wanneer er op- en/of afgebouwd kan worden, zijn:

  • Maandag tussen 07.00 – 08.30 uur & tussen 20.00 – 04.00 uur
  • Dinsdag, woensdag en vrijdag tussen 07.00 – 08.30 uur & tussen 16.30 – 04.00 uur
  • Donderdag tussen 07.00 – 08.30 uur & tussen 20.30 – 04.00 uur
  • Zaterdag en zondag tussen 07.00 – 04.00 uur
  • Feestdagen aangepaste tijden in overleg

Deze tijden zijn alleen aan te passen indien een schriftelijk akkoord is gegeven door Atrium City Hall en Team Evenementen van de gemeente Den Haag.

Mijn aanvraag is goedgekeurd, hoe nu verder?

Voor een activiteit in het Atrium, moet altijd alle afspraken vastgelegd worden door team evenementen van de gemeente Den Haag.aagHaagHaag. Denk aan op- en afbouwtijden van een activiteit, (in)huren extra facilitaire voorzieningen, afspraken eventuele (externe) catering. Team evenementen is bereikbaar op telefoonnummer +31(0)70 353 8083 en per mailadres evenementen.idc@denhaag.nl. Zij informeren graag over de diverse mogelijkheden en houden hierbij rekening met alle specifieke wensen. Afhankelijk van de omvang van de activiteit, zal Team Evenementen bepalen in hoeverre inzet van één of meerdere afdelingen van de gemeente Den Haag vereist is. De extra kosten die hieraan verbonden zijn, offreren zij rechtstreeks. Voor alle producten die niet vereist zijn, kan ervoor gekozen worden om zelf de productie in handen te houden. Wel dient Team Evenementen en Atrium City Hall op de hoogte te worden gehouden van de te verrichten werkzaamheden en moeten te alle tijden goedgekeurd worden. Hierbij met in ogenschouw houdend deze veelgestelde vragen en de technische voorwaarden van de gemeente Den Haag.

Is mijn activiteit verzekerd?

De gemeente Den Haag, afdeling IDC/Risicomanagement heeft een kunst- en antiekverzekering bij verzekeraar AON voor goederen/objecten die zich binnen in het Atrium Den Haag bevinden. Het maximale bedrag dat verzekerd is, is Euro 75.000. Het eigen risico bedraagt Euro 250. De algemene voorwaarden van deze verzekering zijn op te vragen bij Atrium City Hall. Een verzekering voor goederenvervoer naar het Stadhuis dienen door de organisatie zelf aangevraagd te worden bij een verzekeraar.

Wordt er publiciteit rondom mijn activiteit door Atrium City Hall verzorgd?

Atrium City Hall doet altijd kosteloos publiciteit voor de te houden openbare activiteiten in het Atrium Den Haag. Atrium City Hall moet hiervoor minimaal twee maanden voor aanvang van de activiteit een Nederlandse en een Engelse tekst met foto’s (minimaal 300 DPI) digitaal aangeleverd krijgen info@atriumcityhall.nl.
Dit wordt geplaatst op deze website www.atriumcityhall.nl. Atrium City Hall stelt tevens haar Facebook pagina www.facebook.com/atriumdenhaag ter beschikking voor het plaatsen van hetzelfde artikel d.m.v. het plaatsen van een event. En op www.instagram.com/atriumdenhaag wordt in overleg een of meerdere posts gewijd aan de activiteit.

 

Atrium City Hall heeft een account op www.digitalemuurkrant.nl, www.denhaag.com, www.dagjeweg.nl, www.museumtijdschrift.nl en www.uitzinnig.nl. Tekst kan worden geplaatst voor de activiteit, conform de voorwaarden van deze websites. Het is aan de beheerders van de TV schermen van de Digitale Muurkrant om de content te plaatsen. Hier heeft Atrium City Hall geen invloed op.

Als de aanvrager publiciteit maakt voor de activiteit in het Atrium Den Haag, vermeld altijd als locatienaam Atrium Den Haag en organisatienaam Atrium City Hall in alle uitingen. Bij vermelding van de activiteit op Facebook en Instagram, graag als locatie verwijzen naar/het taggen van @atriumdenhaag.

Waar staan de voorwaarden?

Onderaan deze website staan de algemene en technische voorwaarden.

Foto Joop van Nimwegen

Wilt u een evenement of tentoonstelling organiseren in het Haagse Stadhuis, huur dan het Atrium!

Er worden culturele, educatieve, maatschappelijke en commerciële evenementen en tentoonstellingen georganiseerd. Stichting Atrium City Hall organiseert deze verschillende activiteiten in het Atrium Den Haag.

Aanvraagformulier